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Allgemein
Die Abgabe eines schriftlichen Hinweises kann über ein digitales Hinweisgebersystem erfolgen. Hierfür werden Hinweisgebersysteme, meist von Dritten, angeschafft. Hinweisgebende erhalten einen Link zur Eingabeseite und können schriftlich oder mittels Sprachaufzeichnungen Meldungen abgeben und es besteht oft die Möglichkeit Dateien zu übermitteln.
Der Funktionsumfang und die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems sind von System zu System unterschiedlich. Ein Großteil der Systeme auf dem Markt sind cloud-basierte online Plattformen. Es finden sich nur wenige Varianten, die als Download zu installieren sind. Hinweisgebersysteme werden in unterschiedlichen Preiskategorien und Ausstattungsvarianten angeboten.
Die Grundfunktionalität ist die Abgabe von Meldungen über eine dafür vorgesehene Webseite. Hinweisgebende rufen die Seite über den kommunizierten Link auf und geben ihre Meldung ab. Die Eingabemaske kann unterschiedlich aufgebaut sein. Hier werden diverse Informationen von Hinweisgebenden abgefragt, die verpflichtend oder optional einzugeben sind. Pflichtfelder sind in vielen Fällen ein Textfeld für den Meldungstext und die Meldekategorie, also der Gesetzesbereich (Meldekategorie), zu dem die Meldung abgegeben werden soll. Bei Systemen, die keine anonyme Meldemöglichkeit vorsehen, sind weiters Kontaktdaten der Hinweisgebenden verpflichtend anzugeben.
Mit Hilfe von Fragen und Hilfetexten können Hinweisgebende durch die Meldungsabgabe geleitet werden, wodurch Hinweisgebende bei der Eingabe benötigter Informationen unterstützt werden und der Aufbau der eingegebenen Meldung standardisiert wird. Je besser das Hinweisgebersystem Hinweisgebende bei der Abgabe von Meldungen anleitet und unterstützt, desto besser ist die Qualität und der Informationsgehalt der abgegebenen Meldung. Die Meldungseingabe für Hinweisgebende ist damit sehr komfortabel.
Weiters können wichtige Informationen zur Hinweisgabegabe über Hinweisgebersysteme bereitgestellt werden, wie Informationen über den Schutzanspruch oder mögliche Schadenersatzansprüche.
Nach der Meldungsabgabe erhalten Hinweisgebende in der Regel Zugangsdaten zu ihrer Meldung, entweder indem Sie ein Benutzerkonto anlegen oder indem sie einen Zugangscode erhalten. Mit diesen Daten können Sie die Meldung erneut aufrufen und manche Systeme bieten auch die Möglichkeit, direkt über das System mit Hinweisgebenden - auch anonym - zu kommunizieren. Die Empfangsbestätigung der Meldung gem. § 9 Abs 1 HSchG kann direkt über das Hinweisgebersystem übermittelt werden. Einige Hinweisgebersysteme bieten auch die Funktion, dass Hinweisgebende vom System benachrichtigt werden, wenn Hinweisgebende Kontaktdaten angegeben haben, wenn sich etwas zu ihrer Meldung ereignet hat, bspw. Fragen der Organisation zum Hinweis. Dies kann das Einholen weiterer Informationen zu Hinweisen erleichtern. Auch die anonyme Abgabe von Meldungen und Kommunikation mit Hinweisgebenden können Hinweisgebersysteme ermöglichen.
Die Bearbeitung von Hinweisen kann durch Hinweisgebersysteme ebenfalls erleichtert werden, abhängig vom Funktionsumfang des jeweiligen Systems. Einige Hinweisgebersysteme verfügen über nützliche Funktionen, die Hinweisbearbeiter unterstützen, wie bspw.:
geführte Bearbeitung durch Checklisten
Fristenmanagement
Aufgabenverwaltung
Datenschutzfunktionen zur Umsetzung der Datenschutzrechte
zentrale Dokumentenablage etc.
Die Bearbeitung von Hinweisen erfolgt mit Hinweisgebersystemen standardisierter und einfacher. Auch die Informationsablage kann zentral erfolgen, wenn das jeweilige Systems diese Funktion unterstützt. Ein weiterer Vorteil ist die revisionssichere Dokumentation von Hinweisen, die nach der Bearbeitung unveränderbar abgelegt werden können.
Bei einem Hinweisgebersystem sollte auch darauf geachtet werden, ob Hinweise gelöscht werden können. Dies sollte nicht der Fall sein und so kann nachvollzogen werden, dass alle einlangenden Hinweise bearbeitet wurden. Dies ist ein wesentlicher Vorteil im Vergleich zu vielen anderen Varianten von internen Meldekanälen. Bei den wenigstens kann sichergestellt werden, dass keine Meldungen gelöscht wurden oder einfach nicht bearbeitet wurden.
Hinweisgebersysteme ermöglichen auch die einfache gemeinsame Bearbeitung von Hinweisen und das Hinzuziehen von Experten, wie bspw. Rechtsanwälte.
Vorteile
Hinterlegung von Hilfetexten für den Hinweisgebenden
Hinweiserhalt ist nachweislich dokumentiert
24/7 verfügbar
Anonyme Meldungen sind möglich
Zentrale Informationsverwaltung
Übermittlung von Dateien ist möglich
Systemunterstützte Fallbearbeitung (z.B. Checklisten, To-Do-Listen, Fristenmanagement etc.)
Zusammenarbeit in Teams möglich
Revisionssichere Ablage
Nachteile
Geringe technische Kenntnis sind für die Meldungsabgabe erforderlich
Ggf. hohe Implementierungskosten
Laufende Lizenzkosten
Manueller Aufwand im Betrieb
Der manuelle Aufwand im Betrieb des Briefkastens wird als mittel eingestuft.
Abhängig vom Funktionsumfang des Hinweisgebersystems reduzieren Hinweisgebersysteme den manuellen Aufwand während des Betriebs. Hinweise werden im System dokumentiert und alle Informationen können zentral abgelegt werden. Es sind keine weiteren Schritte für eine sichere Ablage der Daten erforderlich, abhängig vom Hinweisgebersystem. Hinweisbearbeiter werden durch Checklisten und Fristenmanagement bei der Bearbeitung unterstützt, was auch zu einer standardisierten Form der Bearbeitung führt.
Kosten
Die Kosten für die Anschaffung sind als hoch einzustufen, da meist Implementierungskosten anfallen, zuzüglich zu den laufenden Lizenzkosten.
Soll das System auf die Bedürfnisse der jeweiligen Organisationen angepasst werden, bspw. Anpassung von Texten, Logo, Fragen, Checklisten etc., können sich die Implementierungskosten erhöhen und ebenso steigt der Implementierungsaufwand, da von der Organisation die gewünschten Änderungen definiert werden müssen.
Fazit
Hinweisgebersysteme bieten für Hinweisgebende und Organisationen viele Vorteile. Hinweisgebende können einfach und durch Hilfetexte unterstützt Hinweise abgeben, was sich positiv auf die Qualität der Hinweise auswirken kann. Weiter können auch anonyme Hinweise abgegeben werden und mit Hinweisgebenden (anonym) kommuniziert werden. Die Bearbeitung von Hinweisen gestaltet sich einfacher, da Hinweise direkt im System eingegeben werden und nicht zusätzlich dokumentiert werden müssen, sowie Checklisten, Fristenmanagement etc. Hinweisbearbeiter unterstützten. Der Aufwand für manuelle Arbeiten wird damit erheblich reduziert, im Vergleich zu anderen Formen von internen Meldekanälen.
Die Kosten fallen, abhängig vom System und vom Individualisierungsbedarf, hoch aus. Zu initialen Implementierungskosten kommen laufenden Lizenzkosten hinzu.
Weitere Informationen
Welche Möglichkeiten es noch für interne Meldekanäle gibt und die Vor- und Nachteile finden Sie hier.